Le World Café est un protocole d’intelligence collective qui permet la pollinisation des idées. Il recrée l’ambiance où les participants échangent, en petits groupes, autour de tables. Il est aisé à mettre en œuvre à partir d’un petit nombre de participants, et jusqu’à plusieurs dizaines. L’objectif est de reproduire un écosystème vivant de dialogues collaboratifs autour d’un thème qui fait sens pour les participants. Le World Café allie un cadre formel et une atmosphère conviviale et informelle.

Le Word Café consiste à mettre en œuvre des conditions pour :

• Echanger des savoirs, des bonnes pratiques,
• Faire émerger des possibilités nouvelles,
• Stimuler une volonté d’action individuelle,
• Donner un sens approprié à l’engagement collectif,
• Construire ensemble …

Déroulé

Une fois le thème définit, les participants sont répartis en groupes de 3 à 5 personnes. Chaque groupe dispose d’une table sur laquelle se trouvent : une feuille de paper-board, des marqueurs. Les idées peuvent être notées ou dessinées, façon « mindmapping« .

Chaque groupe discute du thème pendant une vingtaine de minutes puis les membres des groupes vont rejoindre des tables différentes pour les polliniser, les enrichir et/ou les finaliser. Seul un membre du groupe restera à chaque table pour accueillir les nouveaux membres et leur résumer les idées majeures des conversations précédentes. Ce processus se répète quelques tours, avant que tous les participants ne se retrouvent en session plénière pour partager leurs réflexions.

Résultats tangibles garantis

1. Les questions les plus importantes pour les participants seront abordées.
2. Toutes les questions soulevées seront traitées par les participants les plus qualifiés ou les impliqués.
3. En un temps limité, toutes les informations, les questions, les idées, les discussions, les recommandations et les conclusions plus importantes, ainsi que les questions à analyser postérieurement et les plans immédiats d’action sont regroupés et constituent un rapport qui est distribué aux participants.
4. Quand cela est convenable, on peut définir des priorités aux items du rapport, des problématiques ou des plans d’actions et décisions, individuelles ou collectives, en quelques heures.
5. Les résultats peuvent être immédiatement disponibles pour toute l’organisation ou communauté, permettant ainsi englober les participants intéressés à les implanter.
6. Les participants proposent des actions et en prennent la responsabilité.
7. Des plans d’actions sont élaborés par les participants intéressés et sont présentés au groupe.

Résultats intangibles fréquemment observés

Les participants sont engagés dans une écoute et des échanges qui vont vite en profondeur, se trouvant entourés de collègues qui partagent les mêmes passions. Voici quelques autres observations fréquentes :

• Confiance rehaussée
• Collaboration accrue
• Relations interpersonnelles améliorées
• Esprit de groupe solidifié
• Créativité exprimée
• Initiative manifestée
• Apprentissages nouveaux
• Responsabilisation
• Engagement renouvelé
• Efficience améliorée
• Culture d’entreprise enrichie
• Gestion du changement facilitée et positivée.

Le tout contribue à :

• Une meilleure performance
• Une productivité accrue et une organisation plus agile et en santé.